- Los procesos de trabajo: estandarizar, paquetizar… trabajar mejor para trabajar menos
Otro de los dilemas que se nos plantea es cómo poder crecer sin incorporar más personas al equipo, generando por tanto más gasto de personal y dificultando así el objetivo de mejoras salariales y crecimiento. Ante este problema es necesario detectar en las diferentes áreas de trabajo qué procesos se pueden agilizar.
Es importante no perder de vista el modelo de gobernanza democrática propio del cooperativismo y evitar la especialización extrema que condena a unos perfiles profesionales a realizar las tareas más alienantes y deja en manos de unos pocos las cuestiones más creativas. Sin embargo, es cierto que justamente las tareas más burocráticas, repetitivas, donde interviene menos la experiencia y la creatividad son los trabajos más fácilmente estandarizables. Un buen archivo documental compartido en la nube donde todo el mundo sea capaz de encontrar los documentos que necesita en unos pocos clics, unas herramientas de trabajo y de seguimiento lo más sencillas posibles, un repositorio bien indexado con los trabajos hechos y referencias que pueden servir para otros proyectos son algunas de las mejoras que se pueden aplicar para ahorrar tiempo y energía en el equipo humano.
Paquetizar alguna parte del proceso productivo no significa que ofreceremos siempre el mismo contenido independientemente del proyecto. Paquetizar significa definir claramente qué tareas y cuántas horas son necesarias para realizar alguna parte del proceso productivo.Esto de entrada nos permitirá identificar unas tarifas que pueden más o menos estandarizarse a todos los proyectos y agilizar el trabajo de realización de presupuestos y presentación de propuestas.
En este sentido, las tareas reproductivas vinculadas a la gestión o la comunicación de la entidad también se pueden organizar de forma más eficiente o mancomunar por todo el equipo hasta el punto de no necesitar una figura específica encargada de estas áreas. este modo una parte del gasto. La comunicación interna de los equipos y el famoso multitasking es uno de los agujeros negros que más tiempo nos absorben en las entidades, especialmente desde la implantación del teletrabajo. Tener definidos los canales y qué mensajes corresponden a cada uno de ellos es una fuente de ahorro de tiempo (y malentendidos).
Queremos terminar esta serie de posts agradeciendo a Tandem Social por la formación impartida y el acompañamiento, saludando a las cooperativas amigas que han participado en el programa durante unos meses muy intensos tanto por las entidades como por las personas y agradecer la Federación de Cooperativas y la Fundación Seira apostar por programas destinados a las cooperativas en proceso de consolidación.
Nuestra participación en el programa ha sido, en parte, financiada por el Comisionado de Economía Cooperativa, Social y Solidaria del Ayuntamiento de Barcelona a través del programa Fortalecemos la Economía Social y Solidaria dentro de nuestro proyecto “Sostenibilidad y crecimiento post-cóvido -19”.